Nel complesso delle attività di gestione degli adempimenti in materia di privacy la produzione documentale rappresenta il punto di arrivo di un percorso ben definito, la sua logica conclusione.
Infatti essa è il risultato dei diversi tipi di analisi che hanno consentito di organizzare tutte le informazioni sul trattamento dei dati personali all'interno di un'attività.
Ne rappresenta quindi l'elemento più visibile, il collegamento e la comunicazione verso l'esterno rappresentato dai legittimi proprietari dei dati (gli interessati secondo la definizione del GDPR), dai controllori (Autorità Garante Nazionale, altre autorità) o dai vari soggetti che in un modo o nell'altro ricoprono uno dei ruoli previsti dalle norme.
L'estrema importanza che riveste l'efficacia di tale comunicazione non consente di relegare la composizione dei documenti ad elemento secondario rispetto ad altre azioni ritenute forse più degne di attenzione. Ogni documento deve essere organizzato in maniera tale da comprendere i contenuti minimi previsti dal Regolamento UE 2016/679 e ciò rappresenta una condizione sicuramente necessaria ma assolutamente non sufficiente per centrare gli obiettivi di una valida trasmissione delle informazioni in esso contenute.
La possibilità di progettare la modulistica per tutta la produzione documentale in modo intuitivo mediante un editor di testo integrato nel sistema assume così grande interesse. Sono disponibili oltre quaranta strutture documentali: per tutti i tipi di documento producibile dal software e previsto dalla normativa.
L'utente ha la piena indipendenza nell'utilizzo delle strutture precaricate o da lui progettate secondo le necessità specifiche di ciascuna attività. Ogni singolo documento può essere prodotto indicando Logo, intestazione, piè di pagina, codici specifici assegnati al modello di documento, modificando le parti fisse e selezionando i campi variabili: qualsiasi oggetto nel modello di documento è collocabile per essere utilizzato secondo i propri desideri.
Il potente editor di testo può essere impiegato inoltre per progettare templates e testate personalizzate per il loro successivo uso in piena libertà. Oltre ai vantaggi per qualsiasi categoria, consulenti e professionisti del settore hanno così a disposizione una marcia in più per fornire ai clienti una produzione documentale di qualità.