Confindustria: videosorveglianza, chiarimento sulle finalità amministrativo-contabili

La videosorveglianza delle imprese e per il marketing contrattuale rientrano nelle semplificazioni privacy: sono finalità ordinarie (e cioè amministrativo-contabili) nell'attività aziendale e meritano un trattamento agevolato. E’ quanto illustrato dalla circolare n. 19439 del 18 luglio 2011 di Confindustria, che chiarisce che cosa deve intendersi per trattamenti effettuati per finalità amministrativo-contabili: una categoria privilegiata con una disciplina speciale. I trattamenti che appartengono a questa categoria, infatti, godono di alcune semplificazioni in materia privacy. In particolare, le semplificazioni applicabili sono quelle su informativa e consenso, (provvedimento del Garante 19 giugno 2008) misure minime di sicurezza (provvedimento 27 novembre 2008), e per gli stessi trattamenti è previsto un esonero generale dalle prescrizioni relative agli amministratori di sistema (provvedimento 27 novembre 2008).
Inoltre se le finalità sono amministrativo-contabili, allora non si applica il codice della privacy ai trattamenti di dati relativi a persone giuridiche, imprese, enti o associazioni nei rapporti intercorrenti tra i medesimi soggetti; infine, sempre per il medesimo tipo di finalità, è escluso l'obbligo del consenso per le comunicazioni di dati all'interno dei gruppi di imprese.
Diventa importante, dunque, analizzare cosa sta dentro la definizione generale. Il codice della privacy (articolo 34), modificato dal decreto sviluppo (articolo 6 dl 70/2011), fa rientrare nella categoria i trattamenti connessi allo svolgimento delle attività di natura organizzativa, amministrativa, finanziaria e contabile e fornisce una prima esemplificazione: attività organizzative interne, funzionali all'adempimento di obblighi contrattuali e precontrattuali, alla gestione del rapporto di lavoro in tutte le sue fasi, alla tenuta della contabilità e all'applicazione delle norme in materia fiscale, sindacale, previdenziale-assistenziale, di salute, igiene e sicurezza sul lavoro.
La circolare degli industriali precisa che l'elencazione non è da ritenersi esaustiva e fornisce una dettagliata casistica. Rientra nei trattamenti per finalità amministrativo-contabili, si legge nella circolare, l'attivazione di sistemi di videosorveglianza per esigenze organizzative interne all'impresa (ad esempio per scopo di sicurezza dei locali o dei beni presenti in azienda). Naturalmente devono essere rispettate le prescrizioni sul divieto di controllo a distanza dei lavoratori.
Rientrano nella categoria anche le attività finalizzate alla conclusione del contratto e precontrattuali, come quelle relative alla selezione e alla qualificazione del contraente, all'acquisizione di preventivi o proposte contrattuali. Sta nella finalità amministrativo-contabile, quindi, secondo la circolare in commento, la richiesta di documentazione che attesti il possesso di determinati requisiti, qualità o il rispetto di obblighi.
Un via libera alle semplificazioni è avallato per gli adempimenti volti a consentire l'esecuzione delle prestazioni dedotte in contratto, nei confronti di clienti e di fornitori: sono compresi, in particolare, gli adempimenti di natura finanziaria relativi ai rapporti contrattuali con banche o altri intermediari finanziari per l'ordinaria gestione di linee di credito o di garanzie, di conti correnti (anche di terzi, nel caso dei propri dipendenti). Appartengono alle ordinarie finalità amministrative e contabili, prosegue la circolare, le attività di gestione del personale che comportano, ad esempio, il trattamento di dati relativi allo stato di salute dei lavoratori (malattia, infortuni), alle trattenute, ai permessi e alle aspettative per incarichi sindacali o politici, allo svolgimento dei servizi di mensa aziendali (particolari regimi alimentari per esigenze di salute o religiose), all'elaborazione delle buste paga, ai permessi per festività religiose. Il fatto che si trattino dati sensibili non è di ostacolo al riconoscimento delle finalità del trattamento di tipo amministrativo-contabile.
Stanno nella categoria agevolativa, infine, gli adempimenti nei confronti delle pubbliche amministrazioni e, più in generale, quelli previsti da obblighi di legge (in materia previdenziale-assistenziale, di salute, igiene e sicurezza sul lavoro), tra cui rientra la tenuta della contabilità aziendale, a fini sia civilistici che fiscali (ad esempio, le operazioni di contabilizzazione dei dati fiscali relativi a clienti e fornitori, gli atti e le procedure diretti alla predisposizione dei documenti di bilancio). La circolare compila anche una lista dei trattamenti che non appartengono alla categoria di trattamenti per finalità amministrativo-contabili e quindi obbligano, di norma, a tutti gli adempimenti previsti dal codice della privacy.
Questo vale per i trattamenti effettuati, ad esempio, per attività giornalistica, per scopi di comunicazione o promozione commerciale (invio di materiale pubblicitario o comunicazioni pubblicitarie, vendita diretta, compimento di sondaggi o ricerche di mercato, utilizzo di web-cam in luoghi pubblici), di selezione del personale per conto terzi, di analisi delle abitudini o delle scelte di consumo di terzi, di valutazione o monitoraggio circa la solvibilità economica, la situazione patrimoniale o il corretto adempimento di obbligazioni da parte di soggetti terzi rispetto alle proprie controparti commerciali. Quanto al marketing, la circolare in commento esclude il marketing diretto, ma fa rientrare nelle finalità amministrativo-contabili il marketing contrattuale, e cioè la promozione di beni o servizi previamente concordata tra l'impresa e i propri clienti.

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